Mattias Erkkilä, webbchef, Svenska Yle
Under de senaste åren upplevde vi på Yle en kollision mellan hur våra kodutvecklingsgrupper arbetade och hur de var finansierade.
Utvecklargrupperna hade övergått till Agile Development som möjliggör en snabb och reaktiv produktionsorienterad kodutveckling i en disciplinerad men människonära miljö. Inom Agile är det tillåtet att detaljplanera endast två veckor framåt och detta krockade hårt med den så kallade investeringsprocessen som krävde långsiktiga och detaljerade process- och produktplaner.
Det var antingen eller och på sommaren 2014 gjorde Yles direktörer ett modigt beslut. Pengarna som tidigare hade delats ut via investeringsprocessen förvandlades till en årlig klumpsumma på 4,5 miljoner euro som sedan överfördes till en ny grupp som kallas roadmap-gruppen.
Roadmapgruppen består av webb- och utvecklingscheferna från Yles divisioner och får sitt namn från ansvaret för Yles teknologiroadmap. Gruppen träffas varannan vecka för att gå igenom hur olika utvecklingsprojekt – eller “epics” som de kallas inom Agile-ramverket – ska flyttas på den gemensamma Kanban-tavlan.
En epic börjar sin resa från idérutan i vänstra kanten, varifrån den flyttar först till publik- och arkitekturanalys, sedan till backlog och därifrån plockas den till produktion, då det finns kapacitet. Efter publiceringen väntar den sista rutan som kallas feedback-loop.
Pengarna delas ut för varje kvartal enligt en “madrasmodell” där 40 % av pengarna delas ut för 12 månader, 60 % för 9 och 80 % för 6 månader. Det finns alltså alltid 20 % av kvartalens totala summa att dela ut mellan olika epics som gruppens medlemmar föreslår. Gruppens förslag går vidare till direktörgruppen som ansvarar för innehållsbeslut och har hittills godkänts utan förändringar.
Hur går det då?
Starten för det hela var minst sagt tung. Alla deltagare var tvungna att beskriva hela sin pågående utvecklingsprocess och -planer inom Agile-ramverket och med dess verktyg och termer.
Efter en hel del inledande gnäll och slit förvandlades sedan stämningen till ganska tacksam och lugn. Det var nämligen helt nyttigt att beskriva sitt arbete inom en kontrollerad metod eftersom man fick bättre koll på vad man jobbade med och varför.
Och på köpet fick man veta vad de andra divisionerna gjorde och funderade på, något som traditionellt hade varit svårt att uppnå i ett läge där divisionerna inte helt litade på varandra eller på de gemensamma centrala utvecklingsgrupperna.
Man kan gott konstatera att transparensen mellan divisionerna och uppåt mot direktörerna var den avgörande orsaken, som ledde till att processen lyckades. Pengarna hade förstås en viss betydelse, men detta går hand i hand – ökad transparens innebär större självständighet över teknologipengarna.
En regelbunden kontakt mellan webbcheferna har också lett till ökat samarbete inom utvecklingsprojekt. Diskussionerna brukar vara öppna och stämningen bra även om alla inte alltid får sin vilja igenom.
Metoden sprider sig
Det finns fortfarande flera utmaningar. En del av gruppen upplever att synligheten för finansieringen inte är tillräckligt långsiktig. Vi funderar på att göra finansieringen långsiktigare på teamnivå, men förtsätta med att prioritera resurserna inom en kortare tidsram.
Det har också visat sig vara svårt att dela ut pengar på grund av uppvisad kompetens och lyckade epics. Vi har svårigheter att hitta jämförbara mätare för alla internetsatsningar inom Yle.
Processen kräver också en hel del tid. Utöver roadmap-mötet kör gruppen också retro-, feedback- och demo-möten enligt Agile-metoden och i synnerhet retron har visat sig vara givande.
Disciplin behövs däremot när man ska se till att alla utveckligsidéer och -projekt beskrivs på ett vettigt och korrekt sätt inom roadmap-processen. Men arbetet ger på samma gång en bra kontroll över det som händer inom den egna gruppen.
Diskussionerna inför 2016 går också kring strukturen i vårt upplägg av ramverket. Den nuvarande strukturen för kanban-tavlan bygger på Yles organisation, vilket innebär att det kan finnas flera motsvarande epics på tavlan på samma gång. Att hitta ett bättre alternativ känns naturligt men kan visa sig vara rätt jobbigt.
Metoden sprider sig som bäst inom Yle. Vid dagsläge tillämpar redan flera grupper en version av roadmap-modellen. Till exempel medieutgivningens ledningsgrupp har tagit i bruk epic- och kanban-metoden.
